Benutzerverwaltung

Du möchtest einem Kollegen Zugriff auf deinen Workspace geben, einer Fahrerin ein Konto anlegen oder ein bestehendes Konto zum Admin machen? Auf dieser Seite findest du alle Aktionen rund um Benutzer — vom Einladen bis zum Löschen.

Wichtig zu wissen: Die Benutzerverwaltung ist pro Workspace organisiert. Wer im Workspace A eingeladen wurde, hat dadurch noch keinen Zugriff auf Workspace B.

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Grundprinzipien

Jeder Workspace hat seine eigene Benutzerliste, eigene Rollen und eigene Berechtigungen. Ein und dieselbe Person kann in mehreren Workspaces Mitglied sein und in jedem eine andere Rolle haben — wie du ein bestehendes Konto in einen weiteren Workspace aufnimmst, steht unter Bestehenden Benutzer aufnehmen.

Der Organisationsadmin steht automatisch in der Benutzerliste jedes Workspace seiner Organisation — mit dem Etikett Administrator. Workspace-Admins können ihn dort weder bearbeiten noch deaktivieren oder löschen.

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Benutzerübersicht

Bevor du jemanden einlädst oder bearbeitest, lohnt sich ein Blick in die Übersicht. Du findest die Benutzerverwaltung in der Seitenleiste im Bereich, der den Namen deines Workspace trägt. Dort siehst du alle Benutzer des Workspace mit Rolle, Status und letzter Aktivität.

Über das Suchfeld Bestehende Benutzer suchen filterst du die Liste (ohne Treffer steht dort Keine Ergebnisse gefunden), rechts daneben startest du über Benutzer einladen eine neue Einladung. Die Liste zeigt 10 Benutzer pro Seite; unten blätterst du weiter. Die Spalten bedeuten Folgendes:

Über die Spalten Status und Zuletzt aktiv erkennst du schnell, wer aktuell tatsächlich mit dem Workspace arbeitet und welche Einladungen noch offen sind.

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Benutzertypen nach Organisationstyp

Bevor du jemanden einlädst, solltest du wissen, welche Benutzertypen dir überhaupt zur Verfügung stehen. Das hängt davon ab, wem der Workspace gehört — einem Entsorger, einem Verband oder einem Operator.

Entsorger

Workspaces eines Entsorgers unterscheiden zwischen Office-Benutzern und Fahrern. Die beiden Typen haben unterschiedliche Anlage- und Aktivierungsprozesse:

Fahrer-Konten sind unmittelbar nach Anlage aktiv und brauchen keine E-Mail-Bestätigung. Das vom Admin vergebene Passwort wird einmalig an den Fahrer übermittelt. Für gemeinsam genutzte Fahrzeuge kann ein Sammelaccount sinnvoll sein, den wechselnde Fahrer nutzen.

Verbände und Operatoren

In Workspaces von Verbänden oder Operatoren gibt es nur einen Benutzertyp (Verband beziehungsweise Operator). Alle Benutzer registrieren sich über E-Mail-Einladung — vergleichbar mit dem Disponenten beim Entsorger. Der Einladen-Dialog zeigt hier keine Rollenauswahl, sondern gleich das E-Mail-Formular.

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Benutzer einladen

So lädst du einen neuen Benutzer in deinen Workspace ein:

1. Öffne in der Seitenleiste Benutzerverwaltung.
2. Klicke auf Benutzer einladen.
3. Nur in Entsorger-Workspaces: Wähle unter Rolle zwischen Disponent und Fahrer — die Felder darunter passen sich an deine Auswahl an.
4. Fülle die Felder aus und bestätige mit Einladen.

Die Platform meldet Benutzer wurde erfolgreich eingeladen!, und der Benutzer erscheint in der Liste.

Im Grunde gibt es zwei Wege: die E-Mail-Einladung für alle Platform-Benutzer und die Direktanlage als Spezialfall für Fahrer. Beide Varianten siehst du unten — der Disponent steht dabei stellvertretend für alle per E-Mail eingeladenen Benutzer.

Disponent einladen (E-Mail-Einladung)

Der Disponent steht hier stellvertretend für alle Benutzer, die sich per E-Mail registrieren — also auch für Benutzer in Verbands- und Operator-Workspaces. Wähle Disponent (»Erfordert E-Mail-Einladung«) und erfasse die E-Mail-Adresse des Kollegen. Nach dem Klick auf Einladen geht eine Bestätigungsmail an diese Adresse.

Fahrer einladen (Spezialfall Direktanlage)

Fahrer sind der Spezialfall: Wähle Fahrer (»Direkte Kontoerstellung«) und lege das Konto sofort mit einem Passwort an — ohne E-Mail. Das ist der typische Weg für Fahrer- und Sammelaccounts.

Bestehenden Benutzer in einen weiteren Workspace aufnehmen

Arbeitet jemand aus deiner Organisation bereits in einem anderen Workspace, musst du kein neues Konto anlegen. Das Feld E-Mail (bei Fahrern Identifikation) sucht beim Tippen in den Benutzern deiner Organisation, die noch nicht in diesem Workspace sind.

1. Tippe die ersten Buchstaben der E-Mail-Adresse beziehungsweise der Identifikation ein.
2. Wähle den Treffer aus der Vorschlagsliste — Vorname und Nachname werden übernommen. Bei Fahrern wird das Passwortfeld gesperrt (Benutzer existiert bereits, kein Passwort erforderlich).
3. Bestätige mit Einladen.

Das bestehende Konto ist damit auch Mitglied dieses Workspace. Eine neue Bestätigungs-E-Mail wird dabei nicht verschickt.

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E-Mail-Einladungsfluss

Sobald ein E-Mail-basierter Benutzer eingeladen wird, sendet die Platform automatisch eine Bestätigungsmail mit Aktivierungslink.

Nach dem Klick auf den Aktivierungslink legt der Benutzer sein Passwort fest und kann sich anschließend mit seiner E-Mail-Adresse anmelden.

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Benutzer-Status

In der Übersicht hat jeder Benutzer einen farbigen Status:

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Benutzer verwalten

Über das Drei-Punkte-Menü am rechten Rand jeder Zeile erreichst du alle Aktionen. Die Platform zeigt pro Benutzer nur die Einträge, die gerade möglich sind — bei einem aktiven Benutzer zum Beispiel keine Einladungs-Aktionen.

Alle Aktionen außer Benutzer bearbeiten fragen in einem Dialog nach, bevor sie ausgeführt werden. Beim Löschen wird der Zugriff auf den Workspace sofort entzogen; in anderen Workspaces bleibt das Konto erhalten, solange dort eine Mitgliedschaft besteht. Deaktivieren ist die umkehrbare Alternative zum Löschen.

Benutzer bearbeiten

Der Dialog Benutzer bearbeiten zeigt die Rolle nur an — sie lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Bei E-Mail-Benutzern passt du E-Mail, Vorname, Nachname und die Option Administrator an; bei Fahrern Identifikation, Passwort ändern, Vorname und Nachname. Speichere mit Aktualisieren.

Administratoren ernennen

Du kannst dich nicht selbst zum Administrator machen — das muss jemand mit Admin-Rechten übernehmen. Je nach Admin-Ebene ist eine andere Stelle zuständig:

Wichtig: Fahrer können kein Admin sein, da sie keinen Zugang zur Platform haben. Die Option Administrator steht nur für E-Mail-basierte Benutzer (z. B. Disponenten) zur Verfügung.

Passwort eines Fahrers zurücksetzen

Fahrer haben keinen Portal-Zugang und damit keine Passwort-vergessen-Funktion — sie können ihr Passwort nicht selbst zurücksetzen. Das übernimmt ein Admin im Portal:

1. Öffne die Benutzerverwaltung und such den Fahrer.
2. Klicke im Drei-Punkte-Menü auf Benutzer bearbeiten.
3. Vergib unter Passwort ändern ein neues Passwort (selbst eingeben oder generieren) und speichere mit Aktualisieren.
4. Übermittle das neue Passwort einmalig an den Fahrer.

Zurücksetzen dürfen das Workspace-Admins und Organisationsadmins gleichermaßen. Ein Standardbenutzer kann keine fremden Passwörter zurücksetzen.

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Berechtigungen im Überblick

Du fragst dich, wer was darf? Die folgende Matrix zeigt für jede Aktion, welche Rolle sie ausführen kann. Ein Punkt ● bedeutet »darf«; ein leeres Feld heißt »darf nicht«.

Kurz zusammengefasst: Standardbenutzer dürfen nur ihr eigenes Passwort zurücksetzen — alle Aktionen, die andere Benutzer betreffen, sind Admins vorbehalten. Den Organisationsadmin selbst kann ein Workspace-Admin nicht bearbeiten, deaktivieren oder löschen.